La aplicación maneja el concepto de Bandeja de Entrada. Cada usuario al conectarse puede revisar su Bandeja de Entrada y encontrar los expedientes en los que figura como destinatario y que aún no ha despachado o archivado. Para revisar su bandeja de entrada el usuario debe escoger desde el ítem de Menú Principal la opción Bandeja de Entrada. Al hacerlo verá su Bandeja de Entrada como en la Figura N° 5-1 en que se puede apreciar que se han recibido expedientes.
Figura N° 5-1.– Bandeja de Entrada
En la Bandeja se visualiza N° de Expediente, Fecha de Ingreso al Sistema, Remitente,Nº de Folio, N° de Documento, Fecha del Documento, Materia de cual trata, Tipo de documento, Emisor, Formato del Documento y por último Alerta y Plazo de Respuesta.
Bajo el campo Plazo, el sistema desplegará lo siguiente:
- “PENDIENTE”, destacado en color rojo; cuando el documento desplegado en la Bandeja de Entrada no tiene plazo asignado y uno de los documentos del expediente tiene el plazo vencido. El documento del expediente debe ser uno de tipo de Oficio (ordinario, reservado, circular).
- “10/08/2015”, Fecha destacada en color rojo; cuando el documento desplegado en la Bandeja de Entrada tiene plazo asignado y uno de los documentos del expediente tiene el plazo vencido. . El documento del expediente debe ser un Oficio (ordinario, reservado, circular).
- “05/08/2015”, fecha en color azul (usado en la bandeja); cuando el documento mostrado en la Bandeja de Entrada tiene plazo asignado y ninguno de los documentos que contiene el expediente esta vencido. El documento del expediente debe ser uno de tipo de Oficio (ordinario, reservado, circular).
- “06/08/2015”, fecha en color azul (usado en la bandeja); cuando el documento desplegado en la Bandeja de Entrada tenga asignado un plazo y ninguno de los documentos del expediente corresponda a un Oficio (ordinario, reservado, circular).
- “ “, no se mostrará información; cuando el documento desplegado en la Bandeja de entrada No tenga plazo asignado y ningún documento de tipo Oficio vencido (ordinario, reservado, circular).
- “ “, no se mostrará información; cuando el documento desplegado en la Bandeja de entrada No tenga plazo asignado.
Bajo el campo Alerta, el sistema realizará lo siguiente:
- Mostrará el total de días restantes para que se cumpla la fecha “Plazo” del documento original de la siguiente manera; “Falta X día”. El valor de X es configurable desde el mantenedor de alerta y seleccionado desde el campo “Nivel de urgencia” en el documento original. En el día X se inician las notificaciones por correo electrónico al usuario, se muestra destacarada en color rojo, balo la columna “Alerta”. El valor de X irá variando según pasen los días, es decir se irán descontando hasta que se cumpla el día del plazo.
Para conocer más sobre como configurar una Alerta, deberá acceder al Menú Mantenedores y a continuación seleccionar Alertas.