3.1.Expediente
Representa al conjunto de documentos relacionados que se originan para resolver un trámite asociado a un documento cuyo origen pudo ser:
- Un documento que ingresó por la Oficina de Partes
- Un documento que ingresa directamente a un departamento
- Un documento creado por un usuario de la organización
El expediente o carpeta electrónica contiene toda la documentación asociada a un trámite administrativo, donde existen documentos electrónicos o digitalizados, anexos en distintos formatos y observaciones que permiten visualizar las acciones realizadas y a seguir.
El expediente es identificado con un código incremental; ejemplo: E123/2012, E124/2012, E125/2012. El expediente electrónico nace al momento de crear o ingresar un documento.
Un expediente se compone de:
| Documento Original | Corresponde al primer documento que da comienzo a un trámite o expediente, y mediante el cual durante su proceso se podrán agregar documentos respuestas |
| Documento Respuestas | Está constituido por aquellos documentos oficiales elaborados por personal de la Organización y que son utilizados como parte de la tramitación del expediente al cual pertenecen. Se les llama documentos respuestas porque forman parte de la respuesta final que se dará al trámite del cual da cuenta el expediente que se tramita y son generadas para ordenar o dar cuenta de alguna acción que se ha realizado o realizará. En este grupo se encuentran oficios, resoluciones y memorándums por ejemplo. |
| Observaciones | Comentarios que permiten señalar y definir acciones. |