Luego se procede a definir el(los) destinatario(s) del expediente, es decir, aquellas personas a cuyas manos debe ser enviado el documento papel que dio origen al expediente. Es importante señalar que el procedimiento es análogo al de la definición de destinatarios de documentos, pero no se debe olvidar que son conceptos totalmente distintos. Esto se puede realizar de cuatro formas:
Destinatarios Individuales.
Se agrega el destinatario seleccionando “Organización”, “División”, “Departamento”, “Unidad”, “Cargo” y “Persona”. También se puede seleccionar de “Destinatarios frecuentes”.
Antes de agregar el destinatario se debe indicar si el expediente será enviado como “Directo” o “Copia”. Una vez definido el destinatario se selecciona el botón “Agregar”. En la Figura Nº 5-61 se aprecia lo descrito.
Figura N°5-61. -Destinatarios Individuales
Listas Destinatarios frecuentes.
Se agrega el destinatario seleccionando una de las listas de destinatarios presentadas. Al hacer clic al botón “Copia” o “Directo” la lista se despliega el conjunto de personas que componen la lista, de la cual es posible eliminar los destinatarios a los cuales no se desea despachar el expediente. Es importante señalar que el expediente será enviado a todos los destinatarios de la lista que no hayan sido eliminados Figura Nº 5-62 se aprecia lo descrito.
Figura N°5-62. – Listas Destinatarios Frecuentes
El destinatario del documento está relacionado con la(s) persona(s) a las que el documento en cuestión está dirigido, el del expediente tiene que ver con la(s) persona(s) que deben decidir la tramitación que el documento debe tener de acuerdo a la naturaleza de éste.
Buscar usuario.
El destinatario también puede ser agregado realizando una búsqueda de usuarios existentes en el sistema, ya sea por “Usuario”, “Nombre” o “Apellido”. Una vez especificado cualquiera de los tres datos mencionados se selecciona el botón “Buscar”, desplegándose una lista de personas como resultado, de la cual se debe seleccionar el destinatario deseado, indicando si el expediente se enviará como “Directo” o “Copia”.
Figura N°5-63. – Buscar Usuario
Grupos usuarios.
El expediente también puede ser enviado a un conjunto de usuarios que forman parte de un grupo. Estos usuarios reciben sus expedientes a través de la “Bandeja de Entrada Compartida”. Para agregar el destinatario se selecciona “Grupo”. Una vez seleccionado el grupo se selecciona el botón “Agregar”.
Figura N° 5-64. -Grupos Usuarios