El presente documento tiene por finalidad ser una herramienta de apoyo en el uso de la Aplicación EXEDOC, Generación y Seguimiento de Documentación para distintas organizaciones, tanto del área pública como privada.
Dentro de la primera sección se presentan los conceptos sobre los que está diseñada e implementada la Solución. En la segunda sección se explican los usos más comunes. Finalmente en la tercera sección se muestran y explican los reportes proporcionados por la aplicación. El sistema hace uso de un conjunto de definiciones cuya comprensión es necesaria para entender de mejor manera como utilizar EXEDOC.
Este sistema se diseñó tomando en cuenta el seguimiento a un documento en papel al interior de la organización. En el modelo realizado no se obvió la participación de actor alguno y se pretendió replicar lo más fielmente posible lo que ocurre al interior de la Institución.
En términos simples, un documento que ingresa a una organización por la Oficina de Partes, provoca la generación de respuestas de distinta naturaleza en la medida que dicho documento va siendo tramitado. El conjunto de documentos relacionados para dar respuesta a una petición inicial se conceptualizó como un expediente y es la idea base sobre la cual está diseñada la solución. Todo documento que registra la aplicación está relacionado con un expediente.
El EXEDOC es una herramienta de gestión, utilizado para la generación, seguimiento y almacenamiento de documentos electrónicos e imágenes digitalizadas, los cuales hacen referencia a un conjunto de actividades administrativas y técnicas asociadas a un expediente electrónico. Es así que los usuarios participan esencialmente en la aplicación ya sea para:
- Traspasar o derivar un expediente a otros destinatarios.
- Agregar un documento para responder o apoyar la tramitación del expediente
- Firmar o visar un documento que forma parte del expediente
- Agregar un antecedente que aporte a la tramitación del expediente
Finalmente existe un conjunto de reportes que permiten determinar, entre otras consultas, quienes poseen en sus escritorios un determinado documento, cuándo les llegó, cuándo los despachó, etcétera.