La aplicación maneja el concepto de Bandeja de Entrada. Cada usuario al conectarse puede revisar su Bandeja de Entrada y encontrar los expedientes en los que figura como destinatario y que aún no ha despachado o archivado. Para revisar su bandeja de entrada el usuario debe escoger desde el ítem de Menú Principal la opción Bandeja de Entrada. Al hacerlo verá su Bandeja de Entrada.
Figura N° 3.1.1.1.1.– Acceso Bandeja de Entrada
Figura N° 3.1.1.1.2.– Bandeja de Entrada
En la Bandeja se visualiza N° de Expediente, Fecha de Ingreso al Sistema, Remitente,Nº de Folio, N° de Documento Externo , Fecha del Documento, Materia de cual trata, Tipo de documento, Emisor, Formato del Documento, Alerta y Plazo de Respuesta.
Bajo el campo Plazo, el sistema desplegará lo siguiente:
- “PENDIENTE”, destacado en color rojo; cuando el documento original del expediente desplegado en la Bandeja de Entrada no tiene plazo asignado y uno de los documentos de respuesta del expediente tiene el plazo vencido. El documento afectó al plazo puede ser de tipo Papel, digitalizado u Electronico (Oficios, Providencia, Memorándum)
- “10/08/2015”, Fecha destacada en color rojo; cuando el documento original del expediente desplegado en la Bandeja de Entrada tiene plazo asignado y uno de los documentos de respuesta del expediente tiene el plazo vencido. El documento afectó al plazo puede ser de tipo Papel, digitalizado u Electronico (Oficios, Providencia, Memorándum)
- “05/08/2015”, Fecha en color azul (usado en la bandeja); cuando el documento original del expediente mostrado en la Bandeja de Entrada tiene plazo asignado y ninguno de los documentos de respuesta que contiene el expediente esta vencido. El documento (original o de respuesta) afectó al plazo puede ser de tipo Papel, digitalizado u Electronico (Oficios, Providencia, Memorándum)
- “06/08/2015”, Fecha en color azul (usado en la bandeja); cuando el documento original del expediente desplegado en la Bandeja de Entrada tenga asignado un plazo y ninguno de los documentos de respuesta del expediente corresponda al tipo Papel, digitalizado u Electronico (Oficios, Providencia, Memorándum)
- No se mostrará información; cuando el el documento original o documento(s) de respuesta del expediente desplegado en la bandeja de entrada no tengan plazos ni niveles de urgencias asignados o no correspondan al tipo Papel, digitalizado u Electronico (Oficios, Providencia, Memorándum)
Bajo el campo Alerta, el sistema realizará lo siguiente:
- Mostrará el total de días restantes para que se cumpla la fecha “Plazo” del documento original o de respuesta de la siguiente manera; “Falta X día”. El valor de X es configurable desde el mantenedor de alerta y seleccionado desde el campo “Nivel de urgencia” en el documento original, en este caso, serían afectos los del tipo papel, digitalizados y providencia (documento electrónico). En el día X se inician las notificaciones por correo electrónico al usuario, se muestra destacada en color rojo, bajo la columna “Alerta”. El valor de X irá variando según pasen los días, es decir se irán descontando hasta que se cumpla el día del plazo.
Para conocer más sobre cómo configurar una Alerta, deberá acceder al Menú Mantenedores y a continuación seleccionar Alertas.