Dentro de las virtudes del gestor documental Exedoc, es factible añadir documentos de respuesta a un expediente que se ha recibido en la Bandeja de entrada, como a un expediente no despachado que ha quedado en la Bandeja de Borradores o inclusive es posible agregar otro documento a un expediente en su fase de creación
Para adjuntar documentos de respuesta, podemos hacerlos sujetos a un flujo normal (dentro de la naturaleza del documento que se elija).
Para establecer un documento de respuesta bajo un flujo normal, es necesario seleccionar la opción Normal en la sección Documentos Respuesta del expediente (la cual si no está desplegada, puede desplegarse realizando click sobre la misma), tras esto debe elegir el tipo de documento que desea adjuntar como respuesta; esto desplegará una nueva interfaz con el tipo de documento seleccionado.
Figura N°3.1.1.3.2.1. -Agregar Documento de Respuesta Normal
El tipo de documento a escoger, depende de la acción que deba ejecutar la persona que recibió el expediente, pudiendo ser que ésta solo lo derive o archive. Una vez seleccionado el mismo (para el ejemplo de la imagen, un documento de tipo Memorándum) y completado los datos mínimos solicitados, deberá realizar click izquierdo sobre el botón Guardar
Figura N°3.1.1.3.2.2. -Documento Respuesta Memorándum
Una vez generada la acción, el sistema desplegará el documento de respuesta en la sección Documentos respuesta, con la cual podrá visualizarlo; utilizando el icono “Ver documento”, representado gráficamente mediante una carpeta abierta (
); como también podrá eliminar el mismo, realizado click sobre el icono “Eliminar” (
).
Figura N°3.1.1.3.2.3. -Documento Respuesta Guardado
Es importante señalar que si establece un documento con flujo semi estructurado, como lo son las resoluciones, oficios y decretos, el sistema asignará el o los destinatarios al expediente acorde a la cadena de confianza definida en el documento de respuesta