Permite identificar en la ruta que ha seguido un documento, ya sea por el número de expediente que alberga al mismo o fechas de inicio y término del periodo a buscar; siendo alguno de estos parámetros obligatorios. Los campos con los cuales puede filtrar la búsqueda son:
- Tipo Documento (lista desplegable)
- N° Expediente (obligatorio)
- N° Folio
- N° Externo
- Materia
- De (emisor)
- Fecha Inicio (obligatorio)
- Fecha Término (obligatorio)
- Organización (Lista desplegable)
- División (Lista desplegable, cargará opciones acorde a Organización seleccionada)
- Departamento (Lista desplegable, cargará opciones acorde a División seleccionada)
- Unidad (Lista desplegable, cargará opciones acorde a Departamento seleccionado)
- Cargo (Lista desplegable, cargara opciones acorde a Unidad seleccionada)
- Tipo de Despacho: Campo que ofrece opciones: Todos, Copia, Directo
Figura N°4.1.2.1. – Búsqueda de Rutas Seguidas por Documento
Tras realizar click sobre el botón Buscar, los resultados obtenidos serán desplegados en una grilla (tabla) con las siguientes cabeceras (divididas en secciones) que ordenarán los registros de información encontrados:
Sección Expediente:
- Número
Sección Documento
- Ver (icono de lupa-
) - Tipo
- N° Folio
- N° Externo
- Fecha: Si corresponde, indica la fecha en la cual fue foliado (firmado o visado)
- Ingreso: Indica la fecha en la cual fue digitado en el sistema
- De (remitente)
- Materia
- Formato: Si es papel, digitalizado o electrónico
Sección Ruta seguida del documento: En este apartado se encontraran en sub-registros las instancias de la ruta seguida por el documento en cada bandeja de entrada donde haya ingresado, identificando la información como sigue:
- Ver (icono de carpeta, para visualizar el expediente que contiene el documento en esa instancia-
) - Remitente (quien lo envió a esa bandeja)
- Unidad o División
- Cargo
- Usuario
- Tipo de Despacho
- Ingreso: Fecha de ingreso a la bandeja de entrada
- Acuse de recibo: Fecha en la cual se le dio el acuse de recibo
- Despacho: Fecha en la cual fue despachado a la bandeja de entrada definida en el registro siguiente
- Archivado: Fecha en la cual fue archivado (si aplica, generalmente es el fin de la ruta de un documento y expediente)
- Reasignado: Fecha en la cual el expediente y en consecuencia el documento fueron desarchivados y reasignados a otro usuario (si aplica)
Figura N°4.1.2.2. – Ruta seguida por documento (lista)
Respecto a lo que consta a la visualización de documentos como de expediente, se genera de las formas e instancias definidas en el capítulo Principal. En caso que el documento no sea electrónico o corresponda a un documento genérico PDF, no se desplegará el icono característico de visualización del mismo
Es posible descargar los resultados del reporte obtenido a un excel en la estación del trabajo del usuario; realizando click sobre el icono “Exportar a Excel” (
)