El presente documento tiene por finalidad ser una herramienta de apoyo en el uso del gestor documental Exedoc; en lo que cuenta a la Generación y Seguimiento de Documentación para distintas organizaciones, tanto del área pública como privada.
Dentro de esta guía y manual encontrará los conceptos sobre los que está diseñada e implementada la Solución. También se explican algunas de las funcionalidades básicas del sistema; y se aborda a cabalidad en la definición de las mismas desde los menús del gestor documental (Principal, Reportes, Configuraciones, etc). El sistema hace uso de un conjunto de definiciones cuya comprensión es necesaria para entender de mejor manera como utilizar de manera optima el gestor documental Exedoc, aprovechando todo su potencial.
Este sistema se diseñó tomando en cuenta el seguimiento a un documento en papel al interior de la organización, tomando los aspectos modernos actuales en torno a la digitalización de los documentos y procedimientos diversos. En el modelo realizado no se obvió la participación de actor alguno y se pretendió replicar lo más fielmente posible lo que ocurre al interior de la Institución u Organización
En términos simples, un documento que ingresa a una organización por la Oficina de Partes o un documento que sigue un flujo interno dentro de las divisiones de la organización, provoca la generación de respuestas de distinta naturaleza en la medida que dicho documento va siendo tramitado. El conjunto de documentos relacionados para dar respuesta a una petición inicial se conceptualizó como un expediente y es la idea base sobre la cual está diseñada la solución. Todo documento que registra la aplicación está relacionado con un expediente.
El gestor documental Exedoc es una herramienta de gestión, utilizada para la generación, seguimiento y almacenamiento de documentos electrónicos e imágenes digitalizadas, los cuales hacen referencia a un conjunto de actividades administrativas y técnicas asociadas a un expediente electrónico. Es así que los usuarios participan esencialmente en la aplicación ya sea para:
- Traspasar o derivar un expediente a otros destinatarios.
- Agregar un documento para responder o apoyar la tramitación del expediente
- Firmar o visar un documento que forma parte del expediente
- Agregar un antecedente que aporte a la tramitación del expediente
Finalmente existe un conjunto de reportes que permiten determinar, entre otras consultas, quienes poseen en sus escritorios un determinado documento, cuando les llegó, cuándo los despachó, etcétera.
Esperando que el presente manual sea de su entera satisfacción y comprensión, le damos la bienvenida a una de las herramientas de gestión documental de alta competencia en el mercado